Organisatie van asset management tijdens nieuwbouw HHTT

Inzicht en overzicht

Vanaf een schone lei zet HES de maintenance-organisatie op voor de gloednieuwe HES Hartel Tank Terminal (HHTT), daarbij bijgestaan door adviseurs van Pontifexx. In Europoort Kringen geven Marc Tesselaar (HES) en Joas Huisman (Pontifexx) uitleg over de essentie van asset management, hun aanpak en het belang van een planmatige werkwijze.

Foto’s: Danny Cornelissen

Aan de Beerweg in Rotterdam wordt de laatste hand gelegd aan de bouw van de HES Hartel Tank Terminal. Hoewel de bouwwerkzaamheden nog lopen, zijn de voorbereidingen op het onderhoud al enige tijd gaande. HES heeft de hulp van Pontifexx ingeroepen bij het opzetten van de maintenance-organisatie voor de 1,3 miljoen m3 tankterminal. Consultant Joas Huisman van Pontifexx noemt het een heel leuke klus. “Soms doe je voor klanten een specifiek aspect van het asset management. Toen ik hier een jaar geleden binnenkwam was het startpunt een schone lei. De opdracht was heel breed; we helpen met personele indelingen, het maken van onderhoudsplannen, het inrichten van het onderhoudsbeheerssysteem, asset data, maar ook het opzetten van boomstructuren, tankinspecties, zeg maar het hele beheerdeel van de fysieke assets.”

Strategisch plan

“Voor mij was het hoofddoel het opstellen van het strategische plan: hoe ga je met asset management om bij de terminal?”, vult Marc Tesselaar aan, manager terminal operations bij de HES Hartel Tank Terminal. Een jaar geleden is hij Onno Eggink in deze functie opgevolgd, die hier een eerste aanzet toe heeft gegeven. “We werken planmatig. Eerst zijn we begonnen met het maken van een strategisch asset management plan (SAMP). Bij asset management denk je vanuit het speelveld van de organisatie, die bestaat om daar waarde aan te leveren. In dit geval is dat de vraag van de klant, die behoefte heeft aan opslagcapaciteit. Die behoefte wordt hier ingevuld met wat ik de ‘spullenboel’ noem, dat zijn de assets. Die zijn een middel om waarde te leveren. Om die waardelevering te behouden, moet je de assets in goede staat houden”, legt Huisman uit.

Marc Tesselaar (HES): “Ook andere terminals van HES zullen baat hebben van onze aanpak.”

Zichtbaar maken

Een belangrijk punt uit het plan is de doeldoorvertaling. Huisman: “Samen met Marc hebben wij de vijf strategische doelen, zoals klanttevredenheid en leveringsbetrouwbaarheid doorvertaald naar een tactisch en een operationeel niveau. Binnen asset management heet dat ‘line of sight’, waarbij je hogere, abstracte doelen omzet naar een toepassing op lager niveau. Ook belangrijk is het benoemen van indicatoren, zodat je naast top-down ook bottom-up een terugkoppeling hebt op de realisatie van de doelen. Dat doe je met het onderhoudsbeheerssysteem, in dit geval Ultimo, waarin je de indicatoren zichtbaar kunt maken. Een ander belangrijk aspect is de positionering van de procedures en werkwijzen in het speelveld per laag. Bijvoorbeeld een strategisch plan voor inspectie, dat je weer vertaalt in een procedure hoe je dat uitvoert op operationeel niveau.”

Drie niveaus, drie rollen

“Die drie niveaus – strategisch, tactisch en operationeel – komen overal in terug”, aldus Huisman. “Idealiter ben je daar zo vroeg mogelijk bij betrokken, zodat je vanaf het begin kunt meedenken hoe informatie valt te benutten. Het vergroten van de uniformiteit maakt het beheer makkelijker, bijvoorbeeld op het gebied van reserveonderdelen. Het gaat erom de asset zo planmatig mogelijk te beheren tijdens de levenscyclus.” Hij onderscheidt drie rollen die in asset management van belang zijn: de asset owner, asset manager en service provider. Met dit laatste doelt hij op de maintenance-organisatie, maar ook de operations-afdeling van de gebruiker van de asset. “In Marcs takenpakket komen het tweede en derde aspect samen. Dat is een mooie combinatie. Vaak zie je een strijd tussen die twee.” Tesselaar: “Zeker in deze branche passen operations en assets goed bij elkaar. Ons primaire proces is de op- en overslag ten dienste van de klant. De middelen zijn de assets en operations voert het uit. Wij produceren niets; ons product is de service voor de klant. Het draait om beschikbaarheid, opslagcapaciteit en een veilige operatie. Dat past wel goed samen.”

Vanaf het begin

In totaal heeft Pontifexx het SAMP en diverse andere strategische plannen geleverd, processen, procedures en een onderhoudsbeheerssysteem ingericht en onderhoudsplannen opgezet. Op de vraag wat hij het meest waardevol vindt van de adviezen van Pontifexx, antwoordt Tesselaar: “Nu koppel je operationele aspecten al in de opzet aan onderhoudsplannen en tijdslijnen. Dat die integratie er vanaf het begin bij is, vind ik handig. Anders moet je dat achteraf gaan doen, wat vaak lastiger is. De samenwerking met Pontifexx beviel goed. Om de twee maanden hadden we voortgangsoverleg, waarbij we de thermometer in het project staken en soms wat konden aanpassen. De scope is op theorie gebaseerd, dus het is raadzaam onderweg wat naar links of rechts bij te sturen. Twee, soms drie mensen van Pontifexx waren hier gemiddeld twee dagen in de week. Er was dus altijd wel iemand fulltime mee bezig.” Hij ziet verschillende voordelen in het toepassen van asset management. “Ten eerste voldoe je aan wet- en regelgeving. Daarnaast kan je de stap zetten naar certificeringen op het gebied van asset management. Nu hoeft dat niet, maar we willen er wel zo kort mogelijk op zitten. Ten derde helpt het organisatorisch als je dit vanaf het begin goed opzet. We hebben een kleine maintenance-organisatie en leggen veel bij contractors neer.”

Pragmatisch

“Dit plan is goed voorgegoten, maar we moeten in de praktijk zien of het ook werkt”, is Tesselaar realistisch. “Uit het verleden weet ik dat het goed werkbaar is als je een onderhoudsplan, organisatie, inhoud en richting hebt. Dat geeft op den duur ook kostenvoordeel, want structuur komt de efficiëntie ten goede. Ook kan je de hele asset-structuur in de gaten houden, ook financieel, zoals de afschrijvingen, herinvesteringen en kosten. Je kan op alle financiële knoppen drukken. Bij de uitvoering heb je ook alles inzichtelijk. Vaak weet men bij bestaande installaties niet precies wat men heeft staan. Hier wel, waardoor je meer preventief dan reactief te werk kunt gaan.” “Alles start met inzicht en overzicht”, beaamt Huisman. “Wij hechten eraan om pragmatisch te zijn. Van ons zul je geen wollige teksten verwachten.” Tesselaar: “Je moet heel down to earth een plan hebben en daarmee je doel bereiken. Pontifexx geeft daar goed invulling aan.”

Het project bevindt zich nu [dit interview vindt medio december plaats, red.] in de afrondende fase. “Het wachten is op de data van de projectorganisatie. Dat is normaal bij een dergelijk project”, zegt Tesselaar. “Het mooie is dat wat wij hier doen een blueprint is voor andere vestigingen van HES. Mijn voorganger Onno is op een hoger niveau in de organisatie bezig om daar vorm aan te geven. Dat betekent dat ook andere terminals baat zullen hebben van onze aanpak, wat ons natuurlijk ook des te meer voldoening geeft.”

Joas Huisman (Pontifexx, l.): “Het gaat erom de asset zo planmatig mogelijk te beheren tijdens de levenscyclus.”