Onderhoudsmanagement is een belangrijk onderdeel van het asset management van de stad Rotterdam. Jeroen op ‘t Root en Stefan van der Heiden van de gemeente vertellen over een nieuw onderhoudsmanagementsysteem dat is geïmplementeerd en welke voordelen dit biedt.

[ihc-hide-content ihc_mb_type=”show” ihc_mb_who=”2,4″ ihc_mb_template=”3″ ]

De gemeente Rotterdam is een van de koplopers in Nederland op het gebied van asset management, zeggen Jeroen op ‘t Root en Stefan van der Heiden. “Al jarenlang staat Rotterdam aan de top. Bij alle assets wordt op strategisch niveau vooruitgekeken hoe je grootschalige werkzaamheden langjarig kunt inplannen”, vertelt Op ‘t Root, die als projectleider bij de gemeente werkt. Binnen de gemeentelijke organisatie wordt overigens niet van ‘asset management’ gesproken, maar van ‘slim beheer’. Van der Heiden, adviseur bij de afdeling Uitvoering Werken van Stadsbeheer: “Bij slim beheer denk je na over assets, van het ontstaan ervan tot en met het einde. Dit bestaat uit zes fases, om te beginnen op strategisch niveau als er assets worden toegevoegd. Vervolgens ga je kijken wat er nodig is voor het beheer en onderhoud en wordt daar een plan voor opgesteld. Als dat wordt uitgevoerd, vergaar je gegevens. Op basis daarvan kun je nieuwe strategische plannen maken en die toetsen. Zo creëer je een cirkel van asset management.”

Verschillende manieren

“Onderhoudsmanagement kun je zien als een onderdeel van asset management. Misschien is het wel een minder populair onderdeel, want je krijgt er vieze handen van. Liever heeft men aandacht voor zaken als drones en voorspellend onderhoud”, ziet Van der Heiden. Onderhoudsmanagement is het speerpunt van zijn werkzaamheden, waarbij hij zich voornamelijk richt op de IT- en technische kant ervan. Recent waren hij en Op ‘t Root betrokken bij een belangrijk onderhoudsmanagementproject binnen de gemeente. Op ‘t Root licht toe: “Voor het onderhoud van bruggen en gemalen waren er verschillende manieren van werken. Het lukte niet om de teams in één systeem te laten werken. Daarom kregen wij de opdracht voorgelegd om één onderhoudsmanagementsysteem te creëren voor het onderhoud van alle bruggen en gemalen in Rotterdam.”

Meldingen en oplossingen

“De daarvan afgeleide vraag was om de verschillende teams op dezelfde manier te laten werken. Of het nou om een brug of om een gemaal gaat, maakt niet uit. Er komt een melding binnen die moet worden opgelost. Het was daarom zaak om de rode draad uit de werkzaamheden van de teams te halen, en zo de werkprocessen te vertalen in een systeemproces die je kunt implementeren in een onderhoudsmanagementsysteem”, legt Op ‘t Root uit. “Voorheen werd er gebeld, gemaild en ge-smst”, vervolgt hij. “Ook waren er allerlei Excel-bestanden, maar nu is er één pakket waarin meldingen en oplossingen worden vastgelegd, waarmee je ook historie opbouwt. 

Complexe assets

Tot de objecten waarvoor de gemeente dit systeem schiep behoren ook bekende assets als de Erasmusbrug en grote gemalen. “Vooral bij dit soort complexe assets liep men tegen problemen aan. Het bleek niet mogelijk om die tot in detail in het bestaande systeem vast te leggen. Deze objecten hebben zóveel details op het gebied van onderhoud. Denk bij de Erasmusbrug bijvoorbeeld aan het brughoofd van noord naar zuid, de pompinstallatie en de slagbomen. Al die onderdelen moet je kunnen vastleggen”, aldus Op ‘t Root. Daarbij komt dat ook het storingsproces niet goed in het vorige systeem kon worden verwerkt. Er waren meer stappen nodig om grip op de onderhoudswerkzaamheden te krijgen en te houden. 

Breder ingezet

De gemeente werkt nu ruim anderhalf jaar met het nieuwe onderhoudsmanagementsysteem en volgens Van der Heiden met succes. “Ik zie dit systeem als de ontbrekende schakel in het asset management. De wens is uitgesproken om dit breder in te zetten en dat zegt denk ik wel genoeg. Zo werkte de Maastunnel er al deels in, maar gaan ze het nu nog veel uitgebreider gebruiken. Ook Rioolwerken gebruikt inmiddels het systeem voor haar storingsproces. Het elektrotechnisch onderhoud van bruggen is bij een aannemer ondergebracht die met het eigen systeem nu is gekoppeld aan het Rotterdamse onderhoudsmanagementsysteem.” En het blijft niet bij die ene aannemer alleen, vertelt Op ‘t Root: “Elke afdeling binnen de gemeente werkt met haar eigen aannemers, die allemaal een eigen systeem hanteren. Nu is er één onderhoudsmanagementsysteem waarop meerdere aannemers worden aangesloten. Ze werken in een afgeschermde omgeving, zodat ze geen gevoelige informatie kunnen zien. Doordat beide in een en hetzelfde systeem werken, is er meer overzicht en wordt er veel efficiënter en transparanter gewerkt.”

Doorbouwen

Bij het werk dat Op ‘t Root uitoefent – waarvan de projecten variëren van onderhoud tot en met de organisatie van verkiezingen – staat hem één belang altijd helder voor ogen, zo vertelt hij. “Ik moet de gebruikers meerwaarde bieden. Bij het onderhoudsmanagementsysteem zijn dat onder andere monteurs, werkvoorbereiders en de mensen in de meldkamers. Het zoeken naar de meerwaarde voor de klant bepaalt of een project succesvol is of niet.” Van der Heiden zegt van Op ‘t Root te hebben geleerd om de eenvoud te bewaken. Hij licht toe: “Wil niet te veel in één keer en maak het niet te ingewikkeld, maar blijf je richten op waarmee je bezig bent. Voor je het weet creëer je een schaap met vijf poten. Je moet gestaag groeien en uitbouwen.” Op ‘t Root is het daar vanzelfsprekend mee eens: “Opdrachtgevers willen graag direct een tien, maar ik begin liever met een zes, om van daaruit elke paar weken waarde toe te voegen en zo door te groeien. Dat houdt een project niet alleen beheersbaar, maar vergroot ook het draagvlak.” Van der Heiden besluit: “We zijn nu alweer een paar stappen verder met het onderhoudsmanagmentsysteem, maar het proces is nog hetzelfde als waarmee we zijn begonnen. Zo bouw je door op een goed fundament.”

Industrieel en gemeentelijk asset management

Zowel in de stad als bij industriële complexen is asset management een methodiek die asset owners benutten. Maar er zijn ook verschillen, en overeenkomsten.

De assets in een gemeente als Rotterdam zijn meer divers van aard dan je in een fabriek zult aantreffen, zegt Stefan van der Heiden van de gemeente. “Voor een gemeente is dat ook een moeilijkheid. In de markt zijn er verschillende pakketten voor allerlei soorten assets. Maar er is geen pakket voor alle assets. Er zit een wereld van verschil in hoe je een boom of een beweegbare brug onderhoudt.” Jeroen op ‘t Root voegt eraan toe: “Voor ons is een brug of een gemaal een productiemiddel. Er zit weinig verschil tussen een raffinaderij die produceert en een gemaal die de stad droog moet houden. Beide moeten het blijven doen.”

Op ‘t Root heeft het gevoel dat de gemeente meer naar de lange termijn kijkt. Ook weegt het kostenaspect volgens hem zwaarder mee in de industrie, iets waar Van der Heiden het mee eens is. “Dat klopt, in de industrie moet het eenvoudig gezegd centen opleveren. Dat terwijl het verkeer gewoon over de Erasmusbrug moet kunnen blijven gaan.” Daarbij komt dat de invloed van de politieke kleur van de gemeenteraad doorwerkt in de uitvoering. “De samenstelling van het college heeft consequenties voor onze werkzaamheden”, erkent Op ‘t Root. 

[/et_bloom_locked]