Innovatieve software laat technische dienst efficiënt opereren

Een technische dienst komt lastig aan goed personeel. Die specialisten wil je dus laten doen waar hun hart ligt. Dat is sleutelen, en niet achter een computer zitten. Software van ControlOffice neemt veel administratieve last weg.

Tekst: Mels Dees

 “ControlOffice levert een pakket dat technische diensten ondersteunt bij het onderhoud. Denk aan preventief onderhoud, gepland onderhoud, en alles wat daarbij komt kijken”, legt Mark van der Stelt van ControlOffice uit. Zijn collega Sander Wolthuis, lead consultant bij het bedrijf vult aan: “Het gaat om zaken zoals orderregistratie, voorraadbeheer, inkoop, en het maken van meldingen.” Stel, een medewerker in de productie heeft een probleem met een machine en meldt dat aan de Technische Dienst (TD). Een van de TD’ers krijgt dan een melding op zijn telefoon en kan direct actie ondernemen. “Onze software ondersteunt niet alleen deze processen, maar ook het inzichtelijk maken van de kosten die ermee gemoeid zijn.”

Meer produceren tegen lagere kosten

Wolthuis licht toe waarom deze gegevens waardevol zijn voor klanten: “Aan het eind van het jaar weet je, als je het programma goed gebruikt, precies welke machine de meeste kosten heeft veroorzaakt, welke de meeste stilstand heeft gehad en waar de meeste manuren naartoe zijn gegaan. Zo kun je gericht actie ondernemen. Je weet wat je moet vervangen, of waar je meer preventief onderhoud moet uitvoeren. Als alles goed loopt, wordt je fabriek steeds efficiënter. Je Overall Equipment Effectiveness (OEE) stijgt, waardoor je meer produceert tegen lagere kosten.”

Preventief onderhoud

Van der Stelt legt uit hoe de software helpt bij preventief onderhoud. “Dit onderhoud kan worden gepland op basis van verschillende criteria, zoals gebruiksuren, geproduceerde aantallen, of vaste tijdintervallen. Vergelijk het met het onderhoud van een auto. Je wacht niet tot je auto stuk gaat voordat je naar de garage gaat; jaarlijks olie verversen is bijvoorbeeld een standaardadvies. Op dezelfde manier kun je onderhoud plannen op basis van de maatstaven die de klant kiest.” Hij vervolgt: “Bijvoorbeeld bij heftrucks en aggregaten worden draaiuren geregistreerd. Als je die wekelijks invoert, kun je het onderhoud daarop afstemmen.”

Op de vraag of het systeem ook kan waarschuwen bij afwijkingen in bijvoorbeeld olieverbruik, antwoordt Wolthuis: “In principe kan dat. Als er een meter of sensor is die afwijkingen registreert, kunnen deze signalen via onze API naar ControlOffice worden verstuurd. Zo kan de TD op tijd worden gewaarschuwd om onderhoud in te plannen voordat er echt een probleem ontstaat.”

Innovatie en efficiëntie

Van der Stelt benadrukt de focus op innovatie binnen ControlOffice: “Wat wij graag willen laten zien tijdens de beurs, is dat we continu bezig zijn met vernieuwen. Zeker gezien de uitdagingen bij TD’s, zoals het vinden van voldoende goed personeel. Daarom ligt onze focus op het bieden van ontzorging en efficiëntie met onze software.”

Voor de beurs heeft het bedrijf een belangrijke innovatie in de software opgenomen. “We hebben een methode geïntegreerd die SCSN heet, wat staat voor Smart Connected Supplier Network. Dit stelt onze klanten in staat om bestellingen van benodigde onderdelen automatisch of rechtstreeks in het systeem van hun leverancier in te voeren.”

Volgens Van der Stelt scheelt dit veel tijd: “Normaal maakt software een lijstje van benodigde onderdelen, dat vervolgens wordt gekopieerd en gemaild naar een leverancier. Daarna moet er een orderbevestiging met leverdatum worden ingevoerd. Met SCSN besparen we al die handelingen.”

Samenwerking met klanten en partners

Wolthuis licht toe hoe deze innovatie tot stand kwam: “We ontwikkelen dit samen met groothandel Duursema en een klant van ons. Zij kwamen met het idee, samen hebben wij het uitgewerkt.”

Van der Stelt gaat daar dieper op in. “Dit illustreert hoe wij werken. Als een klant met een verbeteridee komt dat ook nuttig is voor andere klanten, bouwen we dat in. Alles wat we ontwikkelen, komt in ons standaardpakket; we doen niet aan maatwerk binnen ControlOffice, elke klant kan altijd elke functionaliteit gebruiken. Bovendien bieden we geen verschillende pakketten zoals budget of enterprise. De enige variatie in prijs is gebaseerd op de grootte van je TD, niet op functionaliteiten.”

De beursdeelname

Over de deelname aan Maintenance NEXT zegt Van der Stelt: “Onze klanten zijn daar ook aanwezig. Voor ons draait de beurs om klantcontact en promotie. We komen bestaande klanten tegen, maar ook potentiële klanten. Veel bezoekers zoeken naar innovaties, en wij willen laten zien wat wij te bieden hebben. We richten ons met name op bedrijven in de productie-industrie en andere sectoren met een TD.”

Wolthuis ziet ook kansen om nieuwe klanten aan te trekken: “Er zullen TD’ers rondlopen die al software gebruiken maar daar misschien niet tevreden over zijn, of die nog helemaal geen softwarepakket hebben. Die hopen wij warm te maken voor ons product.”

Standnummer Maintenance NEXT: 3.000