Goed voorbereid op inspecties

Als QHSSE manager bij Argent Energy is Lonneke Tokkie verantwoordelijk voor compliance. Hieronder valt het managen van de impact op de bedrijfsvoering door inspecties en wijzigingen in wet- en regelgeving. Hoe zorg je voor een zorgvuldige voorbereiding op inspecties? Hoe behoud je de balans tussen naleving van regels en dagelijkse operaties? En hoe ga je om met de complexiteit van wetgeving? In dit interview deelt zij haar inzichten, kennis en ervaring op het gebied van compliance.

Tekst: Jeanette van Swaal

“Bij Argent Energy zorgen we ervoor dat we altijd goed voorbereid zijn op inspecties, of ze nu aangekondigd zijn of niet. Gedurende het jaar bespreken we de voortgang en acties van alle uitgevoerde interne en externe audits. Een maand van tevoren ontvangen we de SEVESO inspectie-agenda, waarna we de benodigde documenten verzamelen. Voorafgaand aan de Seveso inspectie sturen we deze informatie naar de inspectiedienst.” Ze benadrukt dat een goed voorbereid team essentieel is: “Iedereen moet precies weten wat er van hen wordt verwacht en wanneer, en duidelijke communicatie speelt hierin een belangrijke rol.”

Tijd besparen met wetgevingssoftware 

Argent Energy produceert biobrandstoffen uit tweede generatie grondstoffen en opereert binnen een complexe juridische omgeving met diverse wet- en regelgeving, zoals Seveso, afvalstoffenwetgeving en industriële emissies. “Het is onrealistisch dat we alle wetswijzigingen kunnen bijhouden naast alle andere taken die moeten plaatsvinden. Daarom gebruiken we speciale software voor wet- en regelgeving,” vertelt Tokkie. Een ingenieursbureau achter deze software voert een eerste screening uit en beoordeelt de wijzigingen. “Maandelijks ontvangen we een update met de relevante wijzigingen, die we vervolgens controleren op impact en waar nodig te implementeren. Dit werkt efficiënt en helpt ons team om snel in te spelen op nieuwe of gewijzigde richtlijnen.”

De juiste balans 

Het balanceren van naleving van wet- en regelgeving met de dagelijkse operaties is voor veel bedrijven een uitdaging. “Bij Argent Energy vormen veiligheid en compliance de fundering van onze bedrijfsvoering,” legt ze uit. “Daarbovenop komen de dagelijkse operatie, duurzaamheid en innovatie. Het gaat om de optimale combinatie van alle facetten wat ons bedrijf succesvol maakt.” Om deze balans te behouden wordt toezicht gehouden op alle vergunningen, voorschriften en acties uit bijvoorbeeld audits en incidenten. “We beheren deze acties in ons onderhoudsmanagementsysteem en bespreken de tijdige opvolging van de acties en prioriteiten tijdens onze tweewekelijkse compliance- en veiligheidsoverleggen met de relevante stakeholders.”

Terug naar de basis

Wetgeving kan complex en soms zelfs tegenstrijdig zijn. “Het is belangrijk om de wetgeving zelf zo goed mogelijk te begrijpen en niet alleen maar te vertrouwen op adviseurs. Je moet zelf snappen waar het om gaat en wat er precies moet worden geregeld”, legt Tokkie uit. “Ik probeer altijd de kern te vinden, of het nu gaat om een wetsartikel, een vergunningvoorschrift of onze eigen procedures. Wat staat er echt? Wat is de basis? Zo kunnen we effectieve beslissingen nemen en eindeloze discussies vermijden.”

Open en eerlijke communicatie

Een goede samenwerking en open communicatie met toezichthouders is belangrijk voor Argent Energy. Evenals het tijdig nakomen van afspraken met elkaar. “Het is belangrijk om een goede sfeer te creëren waarin eerlijkheid en transparantie centraal staan en waarin vertrouwen is. Dat maakt het makkelijker om zaken met elkaar te bespreken. Als er dan qua planning eens wat tegenzit, is er een goede basis om tot oplossingen te komen die voor beide partijen werkbaar zijn.”

Effectieve communicatie binnen je eigen organisatie is net zo belangrijk. “Het gaat niet alleen om zenden, maar ook om verifiëren of de boodschap daadwerkelijk begrepen is en of dit leidt tot de juiste acties. Even goed is het belangrijk om de feedback van bijvoorbeeld operators serieus te nemen, zij weten het beste hoe het in de praktijk werkt”, adviseert ze. “Wees ook standvastig als QHSSE manager. Als iets niet goed gaat, houd dan voet bij stuk en zorg dat het probleem wordt opgelost.”

Energietransitie

Tokkie beschouwt de energietransitie als een van de grootste uitdagingen én kansen voor QHSE managers in de komende jaren. “Bij Argent Energy bereiden we de productie van biobrandstoffen de komende jaren uit en ook richten we ons op verduurzaming. Daarnaast focust Argent Energy op de overstap naar andere energiebronnen zoals groene waterstof en het voldoen aan strengere emissie-eisen. Deze ontwikkelingen brengen uitdagingen met zich mee, zoals nieuwe regelgeving, maar bieden ook enorme kansen om ons product duurzamer te maken”, aldus Tokkie.

Nationaal Seveso Congres

Meer weten over compliance en veiligheid? Op 21 november vindt het Nationaal Seveso Congres plaats. Het enige veiligheidsevent waar toezichthouders, Seveso-bedrijven en andere experts kennis uitwisselen over actuele inspectiethema’s, gewijzigde wetgeving en industriële veiligheid. Hier deelt Lonneke Tokkie als panellid haar ervaringen en best practices op het gebied van inspectie en wetgeving.